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  • ¿Es posible una gestión eficaz, ética y responsable del compliance en tiempos de Covid-19?

    Maria Laura Paz – Asociada

    El impacto del coronavirus en las organizaciones debería llamar la atención de los oficiales de cumplimiento (compliance officers) que tienen como objetivo principal la prevención de riesgos laborales y la buena gestión de los datos ya que la salud y la seguridad son un componente clave en contingencias que pandemia conlleva a las empresas.

    Dicho lo anterior es imperativo considerar que los oficiales de cumplimiento deben cohesionar a todos los miembros de la gerencia y personal de la empresa para dar a conocer las normas a seguir por la totalidad de la empresa y de esta manera contribuir a la protección de la reputación corporativa y prevenir multas o demandas a la misma mediante la gestión eficiente. Para lograrlo, recomendamos tomar en cuenta las siguientes medidas:

    1. Medidas de bioseguridad de empleados, contratistas, subcontratistas y visitantes con mayor riesgo.

    Se debe solicitar la desinfección de áreas comunes y elementos táctiles con frecuencia. Los oficiales de cumplimiento deben asegurarse de que las buenas prácticas distanciamiento, de higiene y seguridad en el lugar de trabajo y/o teletrabajo, se actualicen de modo de seguir las recomendaciones emitidas por las autoridades, se comuniquen, capaciten y supervisen para respetar el deber de cuidado hacia los empleados y terceros. Es importante además, documentar el funcionamiento de estos controles por si en un futuro fuera preciso acreditar la diligencia debida practicada por la empresa. Las actividades que requieren el uso de equipos de protección personal, incluida la protección respiratoria, deben re-evaluarse ante las amenazas de coronavirus. El personal de la empresa que sea mayor a 65 años, mujeres embarazadas, y trabajadores con patologías de base crónicas, pacientes inmunosuprimidos y otros grupos de riesgo, deben identificarse para garantizar que puedan trabajar desde su hogar. La notificación de casos de infección y medidas de seguridad debe acordarse con proveedores y otras terceras partes. Tener un único punto de contacto para abordar los problemas relacionados con el coronavirus es efectivo para una comunicación constante.

    2. Identificar y comunicar a fin de evitar cualquier riesgo de acoso y hostigamiento.

    Los empleados reaccionan con miedo a las personas que tienen síntomas similares a la gripe o que han regresado recientemente de áreas de alto riesgo. Es por ello que se debe comunicar para que los empleados conozcan y cumplan las medidas de bioseguridad, las mismas que persiguen evitar el riesgo de contagio, y saber reaccionar de manera adecuada.

    3. Gestión de bajas por enfermedad.

    Se debe solicitar a los empleados que presentan síntomas como fiebre o tos que se queden en casa. Este requisito también debe considerar a los miembros de la familia y otros co-habitantes. Siguiendo las orientaciones oficiales internacionales y nacionales, los oficiales de cumplimiento deben hacer excepciones temporalmente a las políticas sobre licencias por enfermedad para permitir que los empleados se queden en casa en caso de cuarentena, incluso cuando no se presente la documentación médica.

    4. Gestión de los viajes y las reuniones de negocios.

    Los viajes desde y hacia áreas de alto riesgo deben ser limitados o excepcionalmente permitidos con aprobaciones de alto nivel. Las videoconferencias deben ser una alternativa recomendada a las reuniones de negocios, especialmente las grandes. Los oficiales de cumplimiento deben asegurarse de que se comuniquen los cambios en la cobertura de los seguros de viaje, así como las alertas y restricciones de viajes y salud pública de los gobiernos.

    5. Creación de línea de ayuda.

    Puede dirigir a los empleados a su línea de ayuda para registrar sus inquietudes u observaciones sobre el coronavirus. La Línea de ayuda servirá para comprender y navegar los riesgos claves en toda la organización.

    Los equipos de ética y cumplimiento están en una posición única para mitigar un mayor riesgo dentro de sus organizaciones, especialmente en lo que respecta a la respuesta adecuada sobre la protección, a los miedos, el acoso y la intimidación. Estamos en un momento clave para adaptar las normas de cumplimiento a fin de proteger la salud del personal y consecuentemente la actividad empresarial en general.

    Esperamos que estas pautas y consejos sean de gran ayuda en sus políticas de compliance de su organización. Quedamos atentos a cualquier inquietud o requerimiento de apoyo adicional.